Para aprobación de Directorio
Ultima corrección 10 de Abril de 2007
1. ASPECTOS GENERALES DEL FUNCIONAMIENTO DEL FORO DE LA CIUDAD.
1.1. Creación de la Comisión Foro de la Ciudad y su funcionamiento:
Es importante que cada provincia o delegación forme la Comisión Foro de la Ciudad con la participación de algunos miembros de directorio y otros colegas que en forma voluntaria desearan participar de la organización.
Como toda Comisión al interior del Colegio de Arquitectos de Pichincha, debe tener un Presidente quien se encargará de coordinar el funcionamiento de la comisión, cuando el Presidente del Colegio Provincial o el Presidente de Delegación asiste a la reunión, es éste quien la coordina, tal como consta en el Reglamento de Comisiones del Colegio de Arquitectos.
La Comisión se reunirá semanalmente. Por delegación de la Comisión, se reunirán los miembros designados, las veces que la situación lo requiera.
1.2. Elección de los temas de las mesas redondas:
El Foro de la Ciudad se lleva a cabo mediante la realización de mesas redondas sobre temas de importancia para la ciudad. En ellas participarán actores sociales y especialistas en el tema. La selección de los expositores es responsabilidad de la Comisión Foro de la Ciudad.
La Comisión Foro de la Ciudad escogerá y resolverá sobre los temas de las siguientes maneras: por consenso interno o acogiendo solicitudes ciudadanas e institucionales.
1.3. Frecuencia de realización de las Mesas Redondas.
La periodicidad será mensual en Quito y en las delegaciones cantonales, de acuerdo a sus requerimientos.
1.4. Declaraciones públicas
La única persona autorizada para dar información sobre el Foro de la Ciudad es el Presidente del Colegio Provincial o el Presidente de Delegación Cantonal. Si van a existir otras declaraciones de miembros del directorio o de la persona que se encarga de los medios de comunicación por parte del Colegio de Arquitectos, deberán hacerlo previa autorización del Presidente del Colegio Provincial o del Presidente de Delegación Cantonal.
1.5. Los medios de comunicación
Existirá una persona encargada de la relación con los medios de comunicación. Este profesional debe asistir a las reuniones de la Comisión Foro de la Ciudad, asesorarla, coordinar entrevistas, sugerir mecanismos, producir boletines anteriores y posteriores a la realización del Foro.
1.6. Número de participantes por mesa redonda
El número idóneo de participantes es de cuatro y máximo cinco.
El moderador designado conducirá la mesa hacia un óptimo desenvolvimiento de las exposiciones y sus conclusiones.
2. Preparación del Foro
2.1. Definición del tema, objetivos, fecha y lugar de realización:
La Comisión Foro de la Ciudad define el tema, establece el objetivo general y los particulares así como la fecha y lugar de realización.
Una vez definido el tema, la Comisión invitará a los actores involucrados y a los potenciales panelistas para definir los alcances de la mesa redonda.
2.2. Selección del coordinador, panelistas, moderador para cada foro
La Comisión Foro de la Ciudad seleccionará a los panelistas, procurando que la mayor parte de intereses estén representados así como los temas relevantes a discutirse estén incluidos.
Es conveniente tener una lista con más de cinco posibles panelistas para que, en caso de ausencia o fuerza mayor de alguno de ellos, pueda ser remplazado. Caso similar para el moderador, siendo la lista de reemplazo de dos o tres personas.
De los panelistas, uno representará al Colegio de Arquitectos y será entendido en el tema a tratarse.
Todos los panelistas proporcionarán al coordinador el foro a realizarse una hoja de vida resumida referida al tema en diez líneas.
La Comisión designará al moderador de la mesa redonda, procurando que este sea un colega del Colegio de Arquitectos.
De entre los miembros de la Comisión Foro de la Ciudad se elige un coordinador del foro a realizarse. Este será el principal responsable de toda la parte organizativa, logística, convocatoria y difusión del evento.
El coordinador del foro a realizarse delega actividades y responsabilidades entre los miembros de la Comisión y la Administrativa del CAE-P.
También le corresponde presentar a la Comisión el informe final de los resultados del foro y proponer las acciones de seguimiento derivadas de las conclusiones.
Es tarea del coordinador del foro a realizarse, remitir la invitación, agenda y procedimientos a cada uno de los panelistas así como mantener contacto permanente con ellos.
2.3. Elección del nombre del foro
En el seno de la Comisión se propondrán títulos para identificar la temática del próximo foro. Se contará con la asesoría del responsable de comunicación del CAE-P.
El título del foro debe atraer al público y a los medios de comunicación.
2.4. Tiempos y modalidades de intervención
El tiempo total de duración del foro no superará las 2 horas 30 minutos. Siendo su distribución recomendable una de las siguientes:
Dos intervenciones por ponente: una primera de 10 y una complementaria de 5 minutos;
Una sola intervención de 15 minutos por ponente.
2.5. Encuesta al público asistente:
Uno de los mecanismos de participación del público es la respuesta a una encuesta. La preparación de la misma debe ser definida por la Comisión Foro de la Ciudad.
Esta encuesta se distribuye al ingreso del público y la procesarán los miembros designados por la Comisión mientras se desarrolla el foro.
El coordinador presentará públicamente los resultados de la encuesta al final de las exposiciones.
2.6. Materiales necesarios
Promocionales:
- Afiches
- Pancartas
- Volantes
- Tarjetas de invitación
Para uso durante el foro:
- Rótulos de identificación para cada miembro de la mesa
- Carpetas con material referente al foro
- Fichas de pregunta
- Encuesta impresa
- Video:
La comisión nombrará un miembro para la elaboración del guión, selección de tomas, entrevistas, testimonios y lo presenta a la comisión del foro para su aprobación.
El video tendrá una duración máxima de 6 minutos.
El video deberá ser presentado a la comisión cuatro días antes de la realización del foro.
- Equipos de audio y video
- Materiales requeridos por los panelistas
2.7. Promoción y convocatoria
- Se colocarán afiches en lugares estratégicos previamente definidos por la Comisión;
- Se programará la publicación pagada en los medios locales o nacionales de mayor circulación
- Se enviará Boletines de prensa;
- Se programará entrevistas en radio y televisión;
- El Presidente del CAE-P remitirá invitaciones personales a las principales autoridades y personalidades locales y nacionales;
- Se programará visitas a barrios, sectores o instituciones para profundizar el conocimiento de la problemática a tratarse.
- Se difundirá la invitación a través del Portal del CAE-P y de correo electrónico de los miembros de Colegio de Arquitectos y otras instituciones.
2.8. Reuniones entre el coordinador y los panelistas
Para afinar las intervenciones y sus detalles se realizarán una o dos reuniones con los panelistas seleccionados. Estas son convocadas por el coordinador del foro a realizarse y contarán con la presencia del moderador.
3. Durante el desarrollo del foro
3.1. Verificaciones previas a cargo del coordinador:
- Coordina con el representante de comunicación del CAE-P respecto de los medios.
- Verifica la disponibilidad de equipos solicitados y su buen funcionamiento.
- Constata la presencia del personal de apoyo del CAE-P.
- Verifica que todo el material impreso acordado esté disponible.
- Confirma la asistencia de los panelistas, moderador e invitados especiales.
- Confirmar que el moderador tenga el resumen de las hojas de vida de los panelistas.
El coordinador del foro a realizarse podrá delegar a otro miembro de la comisión tareas específicas.
3.2. Programa sugerido.
Al ingreso del público:
- Registrar asistencia.
- Entregar encuesta, ficha de preguntas y cualquier otro material impreso autorizado por el Foro de la Ciudad.
- Prohibir el ingreso de barras, banderines, pancartas y todo material con contenido político.
Durante la realización del foro el personal de apoyo recogerá las preguntas y encuesta.
Agenda:
a) El coordinador del foro a realizarse dará a conocer la agenda e instrucciones generales e introducirá la intervención del Presidente del Colegio de Arquitectos. 2 minutos.
b) Intervención del Presidente del Colegio de Arquitectos presentando el foro. 5 minutos.
c) Intervención del moderador con una breve introducción, presentación de los panelistas, del video y de las reglas a observarse durante el evento por parte de los panelistas y del público. (Ver anexo 1)
d) Presentación del video.
e) Luego del video, intervención del moderador para comunicar el orden de intervenciones y la modalidad de la misma.
f) Intervención de panelistas.
g) Lectura de resultados de encuesta.
h) Intervención de moderador para identificar los principales puntos de la problemática en su conjunto.
i) Lectura y respuestas a preguntas del público.
Salvo que exista un número excesivo de preguntas, se leerán todas las preguntas del público, luego se escogerá un número de preguntas por ponente de acuerdo al número existente.
j) Cierre por parte del moderador:
Conclusiones
Acuerdos
Compromisos
Tiempo estimado dos horas.
(Anexo 2 Características de las intervenciones durante la realización del foro)
3. Seguimiento
De acuerdo a la logística disponible en el CAE, se realizará el seguimiento de los temas tratados acuerdos y compromisos.
Se sistematizará el material desarrollado por el foro para alimentar el banco de datos y archivo del Foro de la Ciudad.
RESPONSABLES DE LA ORGANIZACIÓN DEL FORO DE LA CIUDAD DEL COLEGIO DE ARQUITECTOS
- Presidente del Colegio de Arquitectos correspondiente.
- Presidente de Comisión Foro de la Ciudad para el período elegido.
- Coordinador del foro o mesa redonda a realizarse.
- Secretario de Comisiones del Colegio de Arquitectos
- Secretario de Comisión Foro de la Ciudad.
- Miembros de la Comisión Foro de la Ciudad
- Responsable de comunicación del Colegio de Arquitectos o Delegación.
ANEXO 1
METODOLOGIA FORO DE LA CIUDAD
Reglas a observarse durante el evento por parte de los panelistas y del público.
Panelistas:
- No podrán interrumpir a otro panelista durante la presentación de la ponencia.
- Deberán respetar el tiempo asignado para sus intervenciones.
- Si requieren distribuir material impreso al público deben entregarlo al Colegio de Arquitectos con anterioridad.
Público:
- Deberá realizar las preguntas por escrito en las papeletas asignadas para el efecto.
- No está permitido hacer intervenciones habladas por razones de tiempo.
- No se permite el ingreso de barras o propaganda electoral de ningún tipo.
ANEXO 2
Características de las intervenciones durante la realización del foro.
3.1. Intervención del Presidente del Colegio de Arquitectos presentando el foro.
Esta intervención dura alrededor de cinco minutos y en ella se hace un breve recuento de la situación actual del Foro de la Ciudad como espacio de discusión y se introduce brevemente al foro a realizarse.
3.3. Intervención del moderador para presentar a los panelistas y anunciar el video en caso de haber:
La intervención inicial del moderador tiene la finalidad de introducir a los panelistas en el foro y de presentarlos, en ningún caso equivale a una ponencia ni debe ocupar demasiado tiempo.
3.4. Intervenciones de panelistas:
Se harán en el orden anunciado por el moderador, en el caso de que se extendieran del tiempo acordado, el moderador está en la obligación de hacer notar que el tiempo de intervención ha terminado.
Un panelista no puede interrumpir a otro mientras dure la intervención.
3.5. Lectura de resultados de encuesta:
Previamente a esta lectura, los miembros de la Comisión Foro de la Ciudad que se han comprometido a esa tarea, tabulan la encuesta y dan a conocer resultados. En este mismo espacio interviene el moderador para introducir la segunda intervención de los panelistas en caso de haberla.
3.6. Nueva intervención de panelistas (si es que se ha resuelto que hayan dos intervenciones). En las condiciones establecidas.
3.7. Preguntas del público.
Se formulan por parte del público durante la intervención de los panelistas y se recogen conforme avanza el evento.
Por asuntos de tiempo se debe escoger al azar solamente algunas preguntas, tres o cuatro por panelista.
En los foros en los que el número de preguntas no sea excesivo se leerá todas las preguntas que hubieran formulado los asistentes. Es necesario anunciar con anterioridad por parte del moderador, que no será posible responder todas las preguntas por motivos de tiempo.
3.8. Cierre:
Conclusiones, acuerdos, compromisos.
El moderador es el encargado de realizar el cierre del evento.
En algunas mesas redondas se ha llegado simplemente a conclusiones, en otras ha sido posible pasar a plantear acuerdos y compromisos. Esto depende del tema y alcance de la mesa redonda, existen temas que se tratan por primera vez en público y sobre los cuales es difícil intentar lograr acuerdos y peor compromisos.
En los foros realizados hay algunos temas que han sido tratados en más de una ocasión por haberse resuelto de esa forma. Si se acuerda entre los panelistas la realización de otra mesa redonda sobre el mismo tema, es deseable que la fecha se establezca en este cierre.
El responsable de comunicación deberá asistir al foro para que al día siguiente pueda elaborar el boletín de las conclusiones del foro y entregar a los medios de comunicación.
